Документът е особено полезен за DPO, за HR служители и за звената, които се грижат за информационните системи
На 2 април 2026 г. френският орган за защита на данните Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) публикува ръководство, което да помогне на администратори на данни да определят периоди на запазване за своите дейности по управление на персонала.
Рамката на CNIL има за цел да предостави оперативни насоки на организациите при идентифицирането и определянето на съответните периоди на съхранение за обработката на техните данни за управление на персонала.
В желанието си да предложи инструмент, който отговаря на нуждите на участващите заинтересовани страни, CNIL обедини големи мрежи и професионални асоциации от различни сектори (публичен и частен) в разработването на тази рамка.
Тази референтна рамка за „срокове на съхранение“ е предназначен за всички частни или публични организации-работодатели, независимо от тяхната правна форма, чийто персонал е предмет на френското трудово законодателство.
Кои дейности обхваща?
Референтната рамка покрива най-често срещаните обработки в контекста на управлението на човешките ресурси. Тя е структурирана по дейности и включва:
- набиране на персонал
- административно управление на персонала
- управление на възнагражденията
- осигуряване на сигурността на хората и имуществото
- управление на служебните превозни средства
- слушане и записване на телефонни разговори на работното място
- управление на колективните трудови отношения
- управление на трудовите злополуки
- управление на съдебни и извънсъдебни спорове
- управление на вътрешните сигнали за нарушения
Спазването на референтната рамка не е задължително. Тя има за цел да предложи документ, към който администраторите на данни могат да се обръщат, за да улеснят и ускорят определянето на подходящите срокове за съхранение.
Въпреки това, някои от посочените срокове са задължителни, тъй като произтичат от законови или подзаконови актове – администраторът на данни не може да се отклонява от тях.
Референтната рамка не е изчерпателна: освен задълженията, произтичащи от Кодекса на труда или Кодекса за социално осигуряване, в други сектори могат да се прилагат специфични задължителни разпоредби (Общ данъчен кодекс, Закон за движението по пътищата, Закон за вътрешната сигурност и др.).
Посочените законови и подзаконови разпоредби се отнасят само до националното право. Следователно дружество, установено в няколко държави, трябва да провери дали други национални законодателства са приложими.
Сроковете са посочени в месеци, за да съответстват на формулировките в нормативните актове. Възможно е обаче те да бъдат преобразувани в дни в използваните софтуерни системи.