Записаните в регистъра били 5675, но вътре са и имена от отдавна несъществуващи структури като Комисията по хазарта
Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) е важна фигура, с възложени особени функции, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679, пише в отчета на Комисията за защита на личните данни за 2023 г. Пише и че на основание чл. 37 от Регламент (ЕС) 2016/679 АЛД и ОЛД определят ДЛЗД, публикуват данните за контакт с длъжностното лице и ги съобщават на надзорния орган. В чл. 25б от ЗЗЛД това задължение е конкретизирано, като са посочени изискуемите за регистрация данни, а чл. 15, ал. 1, т. 1 от ЗЗЛД постановява воденето на специален публичен регистър – „Регистър за администраторите/обработващите лични данни, определили ДЗЛД“, чрез който данните за контакт с ДЗЛД да бъдат събрани на едно място и да бъдат достъпни за всеки, който има нужда от тази информация.
В текста на отчета следва изброяване на начините за подаване на уведомления.
В образеца се нанасят данните на АЛД/ОЛД в посочените полета и информацията за ДЛЗД, а така също необходимите данни за контакт с ДЗЛД. В раздел „Публични данни за контакт с ДЗЛД“ се попълват онези канали за комуникация, които АДЛ/ОЛД са преценили за релевантни и те ще са видими в публичния регистър.
Достъпът до публичния регистър е свободен и всеки може да намери информация за АЛД/ОЛД определили ДЗЛД, за името на ДЗЛД или за данните за контакт с длъжностното лице.
Всичко това е много хубаво, но никъде не се посочва какво става с имената на хората в регистъра, които вече не изпълняват функцията на ДЗЛД. Но да продължа с отчета:
През отчетния период регистрираните уведомления от АЛД и ОЛД за определяне на ДЛЗД се диференцират съгласно основанието, както следва (фиг. 15):
- обработването се извършва от публичен орган или структура, освен когато става въпрос за съдилища при изпълнение на съдебните им функции – 73 от общо подадени уведомления за отчетния период;
- основните дейности на АЛД или ОЛД се състоят в операции по обработване, които поради своето естество, обхват и/или цели изискват редовно и систематично мащабно наблюдение на субектите на данни – 130 от общо подадени уведомления за календарната година;
- основните дейности на АЛД или ОЛД се състоят в мащабно обработване на специалните категории данни съгласно чл. 9 и на лични данни, свързани с присъди и нарушения, по чл. 10 от Регламент (ЕС) 2016/679 – 27 от общо подадени уведомления за календарната година.
Извън гореизброените хипотези, при които определянето на ДЛЗД е задължително, всеки АЛД или ОЛД може по своя преценка да определи такъв служител. От тази възможност са се възползвали 93 от АЛД, подали уведомления за определяне на ДЛЗД през 2023 г.
През отчетния период 323 АЛД или ОЛД са подали уведомления до КЗЛД за определено ДЛЗД или за изменения, свързани с него, с което общият брой на подадените уведомления е 7190.
За същия период регистрираните в публичния регистър АЛД или ОЛД, определили ДЛЗД, са 139 бр., с което общият им брой става 5675.
Пропуски при подаването на уведомления за ДЛЗД и често задавани въпроси от АЛД/ОЛД – анализ на практиката
През отчетния период се констатира, че продължават да постъпват уведомления до КЗЛД, в които лицето, което представлява АЛД/ОЛД се е самоопределило за длъжностно лице по защита на данните. КЗЛД отчита неяснотите, свързани с определянето на ДЗЛД, във връзка с което на интернет страницата на институцията са публикувани „Указания относно изпълнението на задължението на администраторите и обработващите лични данни за уведомяване на КЗЛД при определяне на длъжностно лице по защита на данните“ (пълният текст на указанията е публикуван на сайта на КЗЛД в рубриката „Длъжностно лице по защита на данните“). Текстът на указанията акцентира върху заложените в Регламента нормативни предпоставки, съгласно които ДЛЗД следва да е лице, което е различно от АЛД, съответно ОЛД. Също така ДЛЗД следва да е различно и от лицата, които определят целите и средствата за обработването на лични данни при съответния АЛД/ОЛД. През 2023 г. КЗЛД е констатирала 135 случая на подадени уведомления, в които представляващият АЛД/ОЛД се е самоопределил за длъжностно лице по защита на личните данни, в уведомлението не е посочено ДЛЗД или няма посочени публични данни за контакт. В такива случаи Комисията изпраща писмо с разяснения и указания по преценка да се подаде ново уведомление с коректно посочени данни. Тъй като посочената по-горе цифра от (135 бр.) представлява 41,80 % от общия брой подадени уведомления за периода, може да се изведе заключението, че е необходимо да продължат действията на КЗЛД за предоставяне на разяснения и указания относно нормативните изисквания, заложени в Регламента.
Наблюдаваната продължаваща тенденция за подаване на уведомления с посочените недостатъци навежда на заключението, че някои от АЛД все още подхождат формално към изискванията, свързани с практическото приложение на Регламента. Част от АЛД и до момента объркват уведомяването, свързано с определяне на ДЗЛД, със стария и отменен режим на регистрация като АЛД. Доказателство за това е, че вече пет години, въпреки отмяната на регистрирането на АЛД от 25.05.2018 г., в КЗЛД продължават да пристигат и такива заявления.
Утвърждаване активната роля на ДЛЗД
И през 2023 г. анализът на практиката в КЗЛД отчита недостатъчна подкрепа на АЛД към техните ДЛЗД и продължаващо подценяване на ролята им за тяхната дейност. За пореден път Комисията обръща внимание, че при своите проверки и оценка за правилното прилагане на Регламент (ЕС) 2016/679 и ЗЗЛД, ще оценява и реалната работата на ДЛЗД и съответно слабото ниво на работа ще се отчита като пропуск от страна на АЛД/ОЛД в това отношение. Самата фигура на ДЛЗД е съществен елемент в правната рамка за защита на личните данни и правилното функциониране на едно ДЛЗД е важен знак за адекватното разбиране и правилното прилагане на Регламента от АЛД/ОЛД.
КЗЛД ще продължи по всякакъв начин да насърчава реалното участие на ДЛЗД в дейността на всеки един АЛД/ОЛД по отношение на задължението за точно прилагане на Регламента. Всеки АЛД/ОЛД следва да засили както институционалната, така и моралната си подкрепа за повишаване авторитета и значението на ДЛЗД в своята структура, за да накара всички негови служители да са наясно с функциите на ДЛЗД и като резултат да се повиши тяхната ангажираност по въпросите, свързани със защитата на личните данни в ежедневната им дейност. Очакван резултат от такива действия ще бъде и повишаването на професионалната подготовка и квалификация от самите ДЛЗД, включително като се обръщат по-често за консултации с КЗЛД, за които комисията винаги е изразявала готовност. Анализът през 2023 г. показва продължаване на негативната практика за сезиране на комисията с искания за становища от АЛД (с определени от тях ДЛЗД), които по съществото си показват много слабо познаване по въпроси от принципен характер по прилагането на Регламента. В тези случаи е логичен въпросът дали тези АЛД са се допитали първо до техните ДЛЗД и ако е така, на какво ниво е познаването на материята от същите тези ДЛЗД.