Асоциации или кооперации – независимо от типа сдружаване поверителността има значение, показва публикация на британския надзорен орган
Службата на британския комисар по информацията (ICO), публикува съвети до жилищните организации, които изискват лични данни, за да предоставят услуги и подкрепа на своите обитатели.
В публикацията на Хелън Рафтери, ръководител на отдела за жалби за защита на данните пише, че жилищните организации имат достъп до всякаква информация – от данни за контакт до медицински досиета. Всеки, който обработва лични данни, носи отговорност за защитата им съгласно закона за защита на данните. Неспазването на това в този сектор може да изложи жителите на риск, което може да има сериозни последици като дистрес, дискриминация, кражба на самоличност или физическо увреждане.
Рафтери пише, че ICO получава редица оплаквания от жители, които са пострадали от лоши практики за защита на данните от тяхната жилищна асоциация, компания или наемодател – независимо дали това е неправилно съхранение на информация, водещо до безпокойство, или необходими ремонти са отказани поради неразбиране относно споделянето на данни. Лошите практики за защита на данните вредят на жителите, които се нуждаят от допълнителна подкрепа от своите жилищни асоциации, поради фактори като езикови бариери, здравословно състояние или история на жертва на домашно насилие.
Данните от жалбите показват, че някои организации в жилищния сектор на Обединеното кралство не разбират закона за защита на данните. Освен това, неотдавнашният доклад от Службата на жилищния омбудсман (HOS) в Rochdale Boroughwide Housing също така идентифицира воденето на записи и точността на данните като ключови области за подобрение, пише в блога.
Искаме да напомним на жилищните организации за техните задължения съгласно закона за защита на данните и да разбием някои митове за споделяне на данни, които могат погрешно да попречат на дадена организация да защити своите жители. Като подчертаваме общи проблеми и как те могат да бъдат предотвратени чрез казуси, ние искаме да помогнем на жилищните организации да разберат как могат да подобрят собствените си практики.
Сред често срещани проблеми в жилищния сектор е неуместното разкриване на лични данни. Личните данни трябва да се разкриват само когато е необходимо и подходящо. Г-н A* повдигна жалба до своята жилищна асоциация относно съсед. Жилищната асоциация сподели информация, свързана със здравето на г-н А, с правен съветник, който разглеждаше основателността на жалбата. Жилищната асоциация не прецени дали има основателна причина или законово основание за споделяне на данните. Когато г-н А се оплака на ICO, ние решихме, че не е необходимо жилищната асоциация да разкрива информацията за здравето му, за да оцени жалбата.
Жилищната асоциация издаде насоки на целия персонал и се свърза с г-н А, за да разреши въпроса. Въпреки това г-н А беше толкова разстроен от преживяното, че почувства, че вече не може да се довери на жилищната асоциация и трябваше да потърси квартира другаде. Ако жилищната асоциация вече е имала подходящо обучение на персонала, тази ситуация можеше да бъде предотвратена – например персоналът можеше да разгледа вътрешни правила, за да определи дали споделянето на тези данни е оправдано.
Рафтери напомня, че законът за защита на данните дава рамка за отговорно споделяне – не е пречка за споделяне на информация в подкрепа на жителите, когато това е необходимо. Г-жа B* отправя искане до своята жилищна асоциация за фактическа информация, свързана с ремонт, след теч в съседен апартамент. Искането беше отхвърлено, като персоналът се позова на закона за защита на данните и г-жа B не успя да извърши ремонта на имота си навреме, което доведе до допълнителни щети и разходи. Тази информация обаче е трябвало да бъде предоставена, тъй като г-жа B не е поискала никакви лични данни, а само информация, която да й позволи да планира собствения си ремонт. Тази ситуация можеше да бъде предотвратена чрез по-добро разбиране на личните данни… Не забравяйте, че личните данни могат да бъдат споделяни, ако е необходимо.
Рафтери дава препоръки за законна обработка и споделяне на личната информация на жителите:
Дайте приоритет на обучението на персонала. Трябва да се уверите, че целият персонал е подходящо обучен, така че да е наясно със задълженията на своята организация за защита на данните. Трябва също така да се уверите, че целият персонал е запознат с вътрешните процеси за обработка на всякакви запитвания относно лични данни. Това ще гарантира, че жителите могат да се доверят, че техните данни се управляват по подходящ начин и ще ви помогнат да се справите с проблемите своевременно.
Практикувайте добър records management – контролът и поддръжката както на цифрова, така и на хартиена документация. Точността на информацията за контакт с обитателите помага за справяне с проблемите и осигуряване подходящо ниво на обслужване на онези обитатели, които може да се нуждаят от допълнителна подкрепа. Не забравяйте, че жителите също могат да подадат заявка за достъп до информацията, която притежавате за тях, и точните данни ще улеснят това.
Бъдете открити за това, което правите с личните данни на живеещите в имота. Хората трябва да бъдат информирани каква информация за тях се събира и да разбират целите, за които тя може да се използва.
Назначете длъжностно лице по защита на данните, ако е необходимо. Трябва да имате длъжностно лице по защита на данните, ако обработвате определени видове данни. ICO има насоки дали трябва да се назначи DPO.