ICO търси коментари за воденето на трудови досиета и набиране и подбор на персонал
Британската Служба на комисаря по информацията (ICO) публикува за обществено обсъждане до 5 март проекти на ръководства, свързани със законосъобразно обработване на личната информация на работниците и спазване на изискванията за защита на данните по време на набиране на персонал.
Ръководството за набиране и подбор на персонал има два раздела, първият е за принципите за защита на данните при обработката на информацията на кандидатите. Втората се фокусира върху спецификата на процеса на набиране на персонал, в който се обработва информацията на кандидатите. Той разглежда изискванията на закона дава добри практики.
В публикацията си ICO отбелязва, че част от информацията на кандидати за работа може да е поверителна и да включва например подробности за здравето.
Ръководството има за цел да помага за осигуряване на по-голяма регулаторна сигурност; защита на правата за защита на данните на кандидатите; и помагат на работодателите и наемащите персонал да извършват ефективни упражнения за набиране на персонал в съответствие със закона за защита на данните.
Ръководството е изключително полезно например защото обяснява защо благотворителната организация може да реши да провери социални медии на кандидат за работа.
Второто ръководство е за правата на работниците за достъп до техните трудови досиета и е предназначено за работодатели, които водят трудови досиета. Воденето на записи за работниците е необходима част от управлението на една организация. Законът за защита на данните се прилага винаги, когато обработвате личната информация на вашите служители. Законът не ви спира да събирате, съхранявате и използвате записи за работници. Помага да се намери баланс между необходимостта ви да пазите трудови досиета и правото на работниците на личен живот, пише ICO.
Създадохме това ръководство, за да го прочетете заедно с другите ни публикувани указания за защита на данните и заетост. По-специално нашите подробни насоки за информация относно здравето на работниците , мониторинг на служителите и набиране и подбор.
Използваме термините „работник“ или „бивш работник“, за да означаваме всички трудови правоотношения, независимо дали това включва служители, изпълнители, доброволци или служители на концерти и платформи, пише в сайта на ICO.
Преди да събирате и използвате каквато и да е лична информация за вашите работници, трябва да сте наясно защо го правите. Трябва да запишете вашите цели и да ги посочите във вашата информация за поверителност.
Можете да използвате събраната информация за трудовите досиета за нова цел само ако:
- това е съвместимо с първоначалната ви цел;
- получавате конкретно съгласие от работника; или
- имате ясно задължение или функция, определени в закона.