CNIL посочва правилните въпроси, които да си зададете, за да оцените съответствието си
Френският орган за защита на данните Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), за да подкрепи всички играчи в спортната екосистема в тяхното съответствие, публикува два справочника за прилагането на GDPR.
CNIL помага на професионалистите в спортния сектор за постигане на съответствие със законодателството в сътрудничество с Министерството на спорта и олимпийски и параолимпийски игри, френския Национален олимпийски спортен комитет (CNOSF) и екипа, отговарящ за Sport Data Hub (SDH). CNIL също се възползва от подкрепата на Френския параолимпийски и спортен комитет (CPSF) и други от спортния сектор.
Тази работа отговаря на желанието на всички тези участници да насочват професионалистите (клубове, федерации и т.н.), когато те събират множество лични данни – понякога чувствителни – като част от своите дейности.
Справочниците съдържат и практически примери от конкретни ситуации, срещани от клубове, федерации, професионални лиги или институции. Те предлагат съдържание, което може да се използва директно в контекста на техните дейности:
Първият се отнася за проверката на криминалните досиета (или проверката за добра репутация) на професионалисти, доброволци и други лица, ангажирани в спортни структури (възпитатели, спортисти, медицинско наблюдение, съдии и рефери, придружаващи родители и др.).
Вторият справочник припомня правилата за периодите на съхранение на събраните лични данни и предлага методология за определяне на подходяща продължителност.
В текста му се казва, че законодателството съдържа няколко разпоредби, определящи периода на съхранение на личните данни, събрани за спортисти. Въпреки това, събраните данни не трябва да се съхраняват за неопределено време. Трябва да се определи последователен и подходящ период на съхранение на данни.
Ето и кои са някои от Правилните въпроси, които да си зададете, за да оцените съответствието си
Наистина ли се нуждаем от данните, за да постигнем поставената цел?
Ако да, предвиденият период на съхранение съобразен ли е с целта на събиране на лични данни?
Има ли законови задължения за запазване на данни за определен период от време?
Необходимо ли е да се запазят определени данни, за да се предпазите от възможни съдебни спорове? Кои?
Добре обосновано и документирано ли е извършеното, за да се оправдае определеният период на съхранение?
Определени ли са технически или организационни мерки за редовно изтриване на лични данни в края на периодите на съхранение?
Ако е назначено длъжностно лице по защита на данните, поискано ли е от него да мнение за периода на съхранение на информацията?
Периодът на съхранение записва ли се в регистъра на дейностите по обработка?
Посочен ли е периодът на съхранение в информацията, предоставена на засегнатите лица (напр.: служители, спортисти, мениджъри на клубове и т.н.)?
Направено ли е разделение между „активната база данни“ и „междинната база данни за архивиране“ (технически или чрез системата за оторизация и управление на достъпа)?
Осигурени ли са мерки за сигурност за защита на информацията (унищожаване, загуба, промяна, разпространение или неоторизиран достъп)?
Извършва ли се унищожаването на информация или нейното анонимизиране след изтичане на зададения период на съхранение или междинен период на архивиране?