Сега срокът за съхранение на информацията не е до 7, а до 21 дни
След обществено обсъждане италианският надзорен орган за защита на личните данни (Garante per la protezione dei dati personali) актуализира насоките си за компютърните програми и услуги за управление на електронна поща на работното място и обработка на метаданни за публични и частни работодатели.
На 19.02.2024 г. писах Според Garante работодателите могат да съхраняват метаданните на имейлите до 7 дни.
В новите насоки пише, че дейността по събиране и съхраняване само на метаданни/регистрационни файлове, необходими за осигуряване на функционирането на инфраструктурите на системата за електронна поща, след технически оценки и в съответствие с принципа на отчетност, може да бъде извършена нормално, за период, ограничен до няколко дни; като насока, това съхранение не трябва да надвишава 21 дни.
Отново в рамките на горепосочената цел (осигуряване функционирането на инфраструктурата на системата за електронна поща), към която се отнася ал. 2 на чл. 4 от Закон № 300/1970 г., всяко запазване за още по-дълъг срок може да се извърши само при наличието на особени условия, които правят необходимо неговото удължаване, надлежно доказани, при прилагане на принципа на отчетност, предвиден в чл. 5, ал. 2 от GDPR, особеностите на техническата и организационна реалност на собственика. Във всеки случай зависи от собственика да приеме всички технически и организационни мерки, за да гарантира спазването на принципа за ограничение на целите, селективна достъпност само от упълномощени и подходящо обучени лица и проследяване на извършените достъпи.
В противен случай обобщеното събиране и съхраняване на регистрационни файлове за електронна поща за по-дълъг период от време, тъй като може да доведе до индиректен дистанционен контрол на дейностите на работниците, изисква прилагането на гаранциите, предвидени в чл. 4, ал. 1 от горепосочения Закон №. 300/1970 (виж най-скорошната разпоредба от 1 декември 2022 г., n. 409, уебдокумент n. 9833530). Разбираемо е, че това опазване трябва също така да се извършва в съответствие с принципа за ограничаване на съхранението.
Насоките се появиха след засичане на риск ИТ програми и услуги за управление на електронна поща, предлагани от доставчици в облачен режим, да могат да събират по подразбиране, по превантивен и обобщен начин, метаданните, свързани с използването на имейл акаунтите, използвани от служителите, запазвайки същите за продължителен период от време.
Garante пише, че понякога клиентът (работодателят) е ограничен по отношение на възможността за промяна на основните настройки на компютърната програма, за да се деактивира систематичното събиране на такива данни или да се намали периодът на съхранение на същите.