Според CNIL системата за наблюдение на служителите нарушава GDPR
Френският орган за защита на данните Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) съобщи, че на 27 декември 2023 г. е санкционирал AMAZON FRANCE LOGISTIQUE с глоба от 32 милиона евро за създаване на прекалено натрапчива система за наблюдение на дейността и представянето на служителите. Фирмата е санкционирана и за видеонаблюдение без информация и недостатъчно сигурност.
В съобщението в сайта на надзорния орган пише, че компанията AMAZON FRANCE LOGISTIQUE управлява големите складове на групата AMAZON във Франция, в които получава и съхранява артикулите, след което подготвя пратките до клиентите. Като част от дейността си всеки складов служител има скенер, с който документира в реално време изпълнението на определени задачи, които са му възложени (съхраняване или изваждане на артикул от рафтовете, прибиране или опаковане и др.).
Всяко сканиране, извършено от служители, води до записване на данни, които се съхраняват и позволяват да се изчислят поредици от индикатори, предоставящи информация за качеството, производителността и периодите на бездействие на всеки служител.
След статии в пресата, насочени към определени практики, прилагани от компанията в нейните складове, CNIL извършва няколко проверки. Надзорният орган е получил и няколко оплаквания от служители.
CNIL счита, че системата за наблюдение на дейността и представянето на служителите е прекомерна, по-специално поради следните причини:
- Въведени са индикатори, измерващи времето на бездействие на скенерите на служителите. CNIL постанови, че внедряването на система, измерваща толкова прецизно прекъсванията на дейността и потенциално водеща до необходимостта служителят да оправдава всяко прекъсване, е незаконно.
- CNIL прецени, че системата за измерване на скоростта на използване на скенера при съхранение на артикули е прекомерна. Въз основа на принципа, че много бързо сканираните предмети увеличават риска от грешка, индикаторът измерва дали даден обект е бил сканиран за по-малко от 1,25 секунди след предишния.
- CNIL счете за прекомерно да се съхраняват всички данни, събрани от системата, както и произтичащите от това статистически показатели, за всички служители и временни работници, в продължение на 31 дни.
CNIL не постави под съмнение факта, че много силните ограничения, натоварващи дейността на Amazon, и високите цели за ефективност, които компанията си е поставила, могат да оправдаят скенер системата, използвана за управление на нейната дейност. Но надзорният орган счита, че запазването на всички тези данни и произтичащите от това статистически показатели като цяло е непропорционално.
В резултат на това органът CNIL, отговорен за налагането на санкции определи глоба от 32 милиона евро на AMAZON FRANCE LOGISTIQUE.
За да се определи размера на санкцията, е взет предвид фактът, че обработката на данни на служителите с помощта на скенери се различава от традиционните методи за наблюдение на дейността поради мащаба, в който се прилагат, както по отношение на тяхната изчерпателност и тяхната постоянство, и доведе до много внимателно и подробно наблюдение на работата на служителите.
Такива системи държат служителите под строго наблюдение за всички задачи, изпълнявани със скенери, и по този начин оказват непрекъснат натиск върху тях. CNIL отчита големия брой засегнати хора (няколко хиляди) и прецени, че ограниченията, наложени на служителите чрез този компютърен мониторинг, са допринесли пряко за икономическите печалби на компанията и са й позволили да се възползва от конкурентно предимство пред другите компании на пазара за онлайн продажби.
CNIL установява няколко нарушения на GDPR – част от тях са свързани с управлението на складови наличности и поръчки.
Компанията използва индикатори за дейността и представянето на служителите, събрани с помощта на скенери, за да управлява складовите наличности и поръчките в своите складове в реално време.
Нарушаване на принципа за минимизиране на данните (член 5, пар. 1, б. „в“ от GDPR)
Процесът на управление на артикулите и поръчките е разделен на няколко задачи (приемане на артикули, съхранение на инвентара, подготовка и изпращане на поръчки) и също така се основава на управлението на всеки служител, за да им се окаже помощ, ако е необходимо, помощ при изпълнението на тези задачи (наставник) или да ги пренасочат към други задачи.
Органът на CNIL обаче счита, че предоставянето на помощ на служителя или преназначаването му в реално време не изисква достъп до най-малките детайли от показателите за качество и производителност на служителя, които са събрани с помощта на скенерите през последния месец. Надзорните органи вече имат данни, докладвани в реално време, за да идентифицират всички трудности, изпитани от служител, които може да изискват обучение, или да идентифицират служители, които да бъдат преназначени на задача в случай на пикова активност. Поради това CNIL счита, че в допълнение към данните, докладвани в реално време, би била достатъчна селекция от обобщени данни, например седмично.
Нарушение на законосъобразността на обработването (член 6 от GDPR)
Органът на CNIL счита, че три показателя, обработвани от компанията, са незаконни:
– индикаторът „Stow Machine Gun“, който сигнализира за грешка, когато служител сканира елемент „твърде бързо“ (т.е. за по-малко от 1,25 секунди след сканиране на предишен елемент);
– индикаторът „време на престой“, който сигнализира периоди на прекъсване на скенера от десет минути или повече;
– индикаторът „време на забавяне под десет минути“, който показва периоди на прекъсване на скенера между една и десет минути.
Без да поставя под съмнение необходимостта от прецизен мониторинг на извършваните манипулации и положението на всеки служител, за да се гарантира качеството на обслужване и безопасността в неговите складове, комисията отбелязва, че третирането на тези три показателя не може да се основава на легитимни интерес, тъй като води до прекомерно наблюдение на служителя по отношение на целта, преследвана от компанията.
Първо, обработката на индикатора Stow Machine Gun позволява постоянно да се наблюдава всяко прибиране, извършено от служител до секунда, и да се свързва с грешка в случай на твърде бързо подреждане.
Второ, използването на индикаторите „време на престой“ и „време на забавяне под десет минути“ позволява постоянно да се наблюдава всяко време на прекъсване на скенера на служител при директна задача, дори много кратки (по-малко от десет минути или повече от десет минути).
CNIL отбелязва, че компанията вече има достъп до множество показатели в реално време, както индивидуални, така и обобщени, за да постигне целта за качество и безопасност в своите складове.
Той също така отбелязва, че обработката на тези два индикатора води до това, че служителят потенциално трябва да оправдае по всяко време, дори много кратко, прекъсване на неговия скенер.
Следователно, както е внедрено, обработването се счита за прекалено натрапчиво.
Недостатъци, свързани с графика на работата и оценката на служителите
Компанията също така използва данни за активността и представянето на служителите и показатели, събрани с помощта на скенерите, за да планира работата в своите складове, да оценява служителите седмично и да ги обучава.
Нарушения на принципа за минимизиране на данните (член 5, пар. 1, б. „в“ от GDPR)
Комисията на CNIL счита, че планирането на работата в складовете, както и оценката и обучението на служителя не изискват достъп до най-малките детайли на данните и статистическите показатели, предоставени от използвания от служителя скенер и отчетени през последния месец .
Тя смята, че статистическите данни за служител, например обобщени през седмицата, са достатъчни, за да се оцени овладяването от него на дадена задача и да се създадат подходящи екипи. По същия начин тази статистика дава представа за представянето на служителя и е достатъчна за оценка, възникване на нужда от обучение или наблюдение на напредъка му.
И накрая, органът за санкции счита, че целта контрол на действителната работа на служителя, неговата оценка или обучение не оправдава записването на всяко време на бездействие от повече от десет минути.
Нарушение на задължението за информация и прозрачност (членове 12 и 13 от GDPR)
Органът за санкции на CNIL установява, че до април 2020 г. временните работници, работещи за компанията, не са били правилно информирани, тъй като компанията не е гарантирала, че политиката за поверителност им е била предоставена, преди личните им данни да бъдат събрани с помощта на скенери.
Пробиви, свързани с обработката на видеонаблюдение
Нарушение на задължението за информация и прозрачност (членове 12 и 13 от GDPR)
Органът за санкции на CNIL отбелязва, че служителите и външните посетители не са били правилно информирани за системите за видеонаблюдение, тъй като определена информация, изисквана от член 13 от GDPR, не е била предоставена нито на таблата за съобщения, нито в други медии или документи.
Нарушение на задължението за сигурност (член 32 от GDPR)
Органът за санкции на CNIL отбелязва, че достъпът до софтуера за видеонаблюдение не е достатъчно сигурен, тъй като паролата за достъп не е достатъчно надеждна и акаунтът за достъп се споделя между няколко потребители. Това натрупване на дефекти в сигурността затруднява проследимостта на достъпа до видео изображения, както и идентифицирането на всяко лице, извършило действия върху софтуера.