Какво става с личните данни в писмата до Дядо Коледа?

В продължение на 26 години е провеждан конкурсът „Най-красиво писмо до Дядо Коледа“

В третия брой на бюлетина си за тази година Комисията за защита на личните данни публикува отговор на въпроса какво става с писмата до Дядо Коледа?

СТАНОВИЩЕ

НА

КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Рег. № ПНМД – 01- 14/2021 г.

гр. София, 28.04.2021 г.

ОТНОСНО: Предложение от Държавна агенция „Архиви“ към „Български пощи“ ЕАД за предаване на писмата от конкурса „Най-красиво писмо до Дядо Коледа“

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД, Комисията) в състав: председател: Венцислав Караджов и членове: Цанко Цолов, Мария Матева и Веселин Целков, на заседание, проведено на 21.04.2021 г., разгледа преписка с рег. № ПНМД-01-14/2021 г. главния изпълнителен директор на „Български пощи“ ЕАД, във връзка с получено писмо от Държавна агенция „Архиви“. Същото съдържа предложение за предаване на получените писма от конкурса „Най-красиво писмо до Дядо Коледа“ за постоянно съхранение в държавните архиви.

Този конкурс се провежда от 26 години и интересът към него непрекъснато расте, като от страна на PostEurop е обявен за добра европейска практика.

Ежегодно условията за участие в конкурса се публикуват на интернет страницата на „Български пощи“ ЕАД.

Авторите на писмата, участвайки в конкурса, на практика се съгласяват с обявените условия за участие и предоставят своите лични данни за обхвата и целите на конкурса.

„Български пощи“ ЕАД, като негов организатор, използва получените писма и обработва съдържащите се в тях лични данни, в рамките на конкурсния обхват и за неговите цели.

Предоставянето на писмата от конкурса в отговор на предложението на Държавна агенция „Архиви“ за постоянно съхранение, предполага предаването им в едно с пликовете, които съдържат пълен адрес на подателя – участник в конкурса.

С оглед на изложените факти от съществено значение за обективната оценка на казуса в частта обработване на лични данни, в случай на предаване на писмата от конкурса, и предвид изрично уредената за администратора възможност в чл. 36 от Общия регламент относно защитата на данните, главният изпълнителен директор на „Български пощи“ ЕАД моли КЗЛД за становище на евентуално нарушение при обработване на съдържащите се в конкурсните писма данни на участниците.

Главният изпълнителен директор на „Български пощи“ ЕАД прилага следните документи:

  1. Писмо от Държавна агенция „Архиви“, вх. № 06-07-29/2020 г.
  2. Условия за участие в конкурса „Най-красиво писмо до Дядо Коледа“

Правен анализ:

Съгласно чл. 4, т. 7) от Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните, ОРЗД) „администратор на лични данни“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на Съюза или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка. Следователно „Български пощи“ ЕАД има качеството на „администратор“ на лични данни по отношение на личните данни, обработвани за целите на участието в конкурса с дългогодишна традиция „Най-красивото писмо до Дядо Коледа“, организиран от дружеството.

Организирането на конкурса е регламентирано с предварително определени и обявени условия и ред, с които участниците се съгласяват. Следва да се отбележи, че това съгласие по своята същност има облигационен характер и не представлява съгласие за обработването на лични данни по смисъла на чл. 6, пар. 1, б. а) от Регламент (ЕС) 2016/679. В тази връзка може да се направи и заключение, че първоначалното събиране на данни от „Български пощи“ ЕАД за целите на провеждането на конкурса се осъществява съобразно хипотезата на чл. 6, пар. 1, б. б) от Регламент (ЕС) 2016/679.

Съществена особеност на материалите, които се изпращат от децата за участие в конкурса, е че същите са създадени за целите на художественото или литературно изразяване (чл. 85 от Регламент (ЕС) 2016/679), съобразно условията на конкурса.

Предоставянето от страна на „Български пощи“ ЕАД на лични данни на физически лица, участвали в конкурса „Най-красиво писмо до Дядо Коледа“ на Държавна агенция „Архиви“, би представлявало „обработване на лични данни”, съгласно легалната дефиниция, посочена в чл. 4, т. 2) от Общия регламент относно защитата на данните. Тъй като данните първоначално са събрани от администратора за целите на участието в конкурса, предоставянето на данни за участвалите лица на ДА „Архиви“ представлява последващо обработване на личните данни, което съгласно изискванията на чл. 6, пар. 4 от Регламент (ЕС) 2016/679 следва да е съвместимо с първоначалната цел.

Важна предпоставка за законосъобразното обработване на лични данни е спазването на основните принципи, съгласно чл. 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Във връзка с конкретното обработване приложение намира и хипотезата на чл. 5, пар. 1, б. б) от Регламент (ЕС) 2016/679 относно ограничението на целите, а именно, че по-нататъшното обработване за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели не се счита, съгласно чл. 89, параграф 1, за несъвместимо с първоначалните цел.

Обработването за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели е регламентирано с разпоредбата на чл. 89 във връзка със съображение (156) от преамбюла на Регламент (ЕС) 2016/679, като особена ситуация на обработване на лични данни, за която следва да се прилагат подходящи гаранции и дерогации. Посочените гаранции следва да осигурят наличието на технически и организационни мерки, по-специално с оглед на спазването на принципа за свеждане на данните до минимум. По-нататъшното обработване на лични данни за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели се извършва, когато администраторът е преценил възможността за постигане на тези цели чрез обработването на лични данни, които не позволяват или повече не позволяват идентифицирането на субекта на данните, при условие че съществуват подходящи гаранции.

Дерогациите, които могат да се предвидят са по отношение на правата, съгласно чл. 15 (право на достъп), чл. 16 (право на коригиране), чл. 18 (право на ограничаване на обработването), чл. 19 (задължение за уведомяване при коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването), чл. 20 (право на преносимост) и чл. 21 (право на възражение) от Регламент (ЕС) 2016/679, доколкото има вероятност тези права да направят невъзможно или сериозно да затруднят постигането на конкретните цели, и посочените дерогации са необходими за постигането на тези цели.

Така посочените дерогации следва да се съобразят с изискванията и на специалното законодателство, което урежда дейността на ДА „Архиви“.

Тъй като на държавите членки се дава възможност за предприемане на конкретни мерки за изпълнението на Регламент (ЕС) 2016/679, по отношение законосъобразните условия, при които се допуска обработването на лични данни за архивиране в обществен интерес, се прилагат и разпоредбите на чл. 25н от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).

Закона за националния архивен фонд (ЗНАФ) урежда формирането, опазването и използването на Националния архивен фонд на Република България, организацията, управлението и дейността на архивите. Националният архивен фонд се създава за осигуряване с документална информация управлението на държавата, развитието на науката и културата и защитата на правата и законните

интереси на гражданите. Националният архивен фонд е постоянно попълваща се съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото.

Националният архивен фонд се попълва със:

  1. определените за постоянно запазване документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхраняване и формата на собственост;
  2. документи или с копия на документи за историята на България, получени от чуждестранни архиви и от други чуждестранни юридически и/или физически лица.

В държавните и общинските музеи и библиотеки, в читалищата, в културните, религиозните и други публични институции се съхраняват исторически формирали се архивни сбирки и постъпват документи, притежание на юридически и физически лица при писмено изразено желание от страна на собствениците им (чл. 33, ал. 2 от ЗНАФ).

Със създаването и поддържането на Националния архивен фонд се осигурява документална информация за управлението на държавата, развитието на науката и културата и защитата на правата и законните интереси на гражданите. Той се попълва с определени документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица, независимо от времето, носителя, начина и мястото на създаване и формата на собственост на документите. В съдържанието на документите, които формират Националния архивен фонд, може да има лични данни и тяхното съхранение може да има решаващо значение за установяване на определени обстоятелства с правно значение.

ЗНАФ дава възможност политическите партии, юридическите лица с нестопанска цел и търговските дружества също да бъдат източници за комплектуване на архивите с документи. За целта е необходимо те да декларират желанието си за предаване на документи и същите да имат определено значение, което се преценява въз основа на експертна оценка от Държавна агенция „Архиви“. Условията по приемането, съхраняването и използването на документите в архивите се определя с договор.

Правилата за достъп до документите, които се съхраняват в архивите са предвидени в глава шеста от ЗНАФ. Принципно архивите, в които се съхраняват документите на Националния архивен фонд, са длъжни да осигуряват публичен достъп на потребителите до документите, които съхраняват.

Предвид прякото действие на Общия регламент за защита на данните, от съдържащата се в него уредба на правата на субектите на данни (физически лица) следва да се очертаят правните им възможности при обработване на техни лични данни за целите на архивирането в обществен интерес.

В разпоредбата на чл. 25н от Закона за защита на личните данни изрично е установено правилото, че лични данни събрани за друга цел, може да бъдат обработвани за целите на Националния архивен фонд, като се изисква прилагане на подходящи технически и организационни мерки, гарантиращи правата и свободите на субекта на данни. Допуснатите ограничения на правата на субектите на данни са необходими, за да може да се съхраняват и използват документи от Националния архивен фонд.

В този смисъл те трябва да се прилагат тогава, когато има вероятност реализирането на правата да осуети архивирането в обществен интерес. Следването на този баланс на практика е необходимо условие, за да бъдат постигнати обществено значимите цели на обработването на лични данни в случая, с пропорционалната на тях намеса в личния живот.

Следва да се има предвид, че „Български пощи“ ЕАД се управлява от Съвет на директорите, който се назначава от Министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията и се състои от трима членове. На основание чл. 7б, ал. 5 от Закона за задължителното депозиране на печатни и други произведения и за обявяване на разпространителите и доставчиците на медийни услуги, действителният собственик на „Български пощи“ ЕАД е Министерство на транспорта, информационните технологии и съобщенията. От казаното до тук, следва изводът, че „Български пощи“ ЕАД е публична институция, която в продължение на 26 години провежда и съхранява под формата на архивна сбирка получените писма от конкурса „Най-красивото писмо до Дядо Коледа“.

С оглед изложените по-горе мотиви, „Български пощи“ ЕАД, в качеството си на администратор – публична институция, може да предостави получените писма от конкурса „Най-красивото писмо до Дядо Коледа“, които са се формирали като архивна сбирка в продължение на 26 години на Държавна агенция „Архиви“ на основание чл. 33, ал. 2 от ЗНАФ, при спазване на изискванията на чл. 89 от Регламент (ЕС) 2016/679 във връзка с чл. 25н от ЗЗЛД. Следва да се има предвид, че предаването на писмата ведно с пликовете, на които са посочени адресите на физическите лица (деца) не е относимо към целите на архивирането, тъй като от значение за обществото е да се запази творчеството на децата. Предоставянето на публичен достъп до адресите на конкретните деца-участници в конкурса е нецелесъобразно и може да изложи на риск тяхната неприкосновеност, като в същото време не може да допринесе за отразяването на материалния и духовния живот на обществото в исторически план. В този смисъл следва да се предприемат подходящи мерки писмата да се предадат, като се запази информация за имената на техните изпращачи, но без информацията за адресите им.

За да бъдат спазени изискванията за прозрачност на обработването, „Български пощи“ ЕАД следва да информира субектите на данни за предстоящото предоставяне на материалите от конкурса на ДА „Архиви“ – например чрез публикация на официалния си сайт, като занапред тази информация следва да бъде част от условията и реда за провеждане на конкурса и да се предоставя предварително.

По тези съображения и на основание чл. 58, пар. 3, б. „б“ от Регламент (ЕС) 2016/679 вр. с чл. 10 а, ал. 1 от Закона за защита на личните данни, Комисията за защита на лични данни изрази следното

СТАНОВИЩЕ:

„Български пощи“ ЕАД, в качеството си на публична институция-администратор на данни, може да предостави получените писма от конкурса „Най-красивото писмо до Дядо Коледа“, които са се формирали като архивна сбирка в продължение на 26 години, на Държавна агенция „Архиви“ на основание чл. 33, ал. 2 от ЗНАФ, при спазване на изискванията на чл. 89 от Регламент (ЕС) 2016/679 и чл. 25н от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).

Материалите от конкурса, които ще се предоставят на ДА „Архиви“, не следва да съдържат данни за адресите на децата-участници. Допустимо е в материалите да се съдържат имената на авторите на съответните писма. Пликовете за писма, които съдържат личните данни на подателите (деца, родители и др.) не следва да бъдат предавани в едно с съдържанието, а именно писмата, участващи в конкурса „Най-красиво писмо до Дядо Коледа“, които се съхраняват в „Български пощи“ ЕАД.

Обработването на лични данни за целите на архивирането в обществен интерес (съхраняването на писмата и съдържанието в тях, а не индивидуализирането на физическите лица) трябва да се осъществява в съответствие с принципите на Общия регламент относно защитата на данните.

ПРЕДСЕДАТЕЛ:                                                                       ЧЛЕНОВЕ:

Можете да споделите: