Selectra SpA съхранявала три години кореспонденция на служители
В последния се бюлетин италианският надзорен орган за защита на личните данни (Garante per la protezione dei dati personali) пише за компания, направила резервно копие на електронната поща на служител чрез специален софтуер.
Достъпът до имейла на служителя или сътрудника или използването на софтуер за запазване на копие на съобщенията е обработване в нарушение на разпоредбите за защита на личните данни и е незаконен контрол на работника, пише в бюлетина.
Garante санкционира компанията с 80 хиляди евро.
Надзорният орган се намесва след жалба, подадена от търговски агент. Установено е, че компанията Selectra SpA е направила резервно копие на електронната поща чрез софтуер, запазвайки както съдържанието, така и регистрационните файлове за достъп на електронната поща и управлението на компанията, като използва софтуера MailStore.
След това събраната информация е използвана от компанията в съдебни спорове.
Garante също така установява неподходяща и липсваща информация, предоставяна на работниците. В решението на надзорния орган се описва фирмен документ, свързан с вътрешни разпоредби за „използваното оборудване и инструменти за записване на достъпа и присъствието“. Документът всъщност предвижда възможността работодателят да има достъп до електронната поща на своите служители и сътрудници, за да гарантира непрекъснатост на дейността на компанията, в случай на тяхното отсъствие или прекратяване на взаимоотношенията, без да се споменава, наред с други неща, времето за съхранение на данните.
Според Garante системното запазване на имейлите – извършвано за значителен период от време (равен на три години след прекратяването на взаимоотношенията) – и системното запазване на регистрационните файлове за достъп до имейла и до софтуерът за управление, използван от работниците, не е в съответствие с разпоредбите за защита на данните. Всъщност това съхранение не е пропорционално и необходимо за постигане на декларираните от компанията цели за гарантиране сигурността на ИТ мрежата и непрекъснатостта на дейността на дружеството.
Освен това обработката, която компанията извършва като работодател на данните, съдържащи се в имейл кутиите (например след запазването на имейлите, получени и изпратени по време на работа), възложени на нейните служители, й позволява щателно да възстанови дейността на сътрудника, като по този начин е наложила форма на контрол, забранена от трудовото законодателство.
Надзорният орган констатира и използването на данни от имейлите, получени от компанията, в съда. Затова Garante припомня, че обработката, извършена чрез достъп до имейла на служителя за целите на защитата в съдебен контекст, се отнася до вече започнали спорове, а не до абстрактни и неопределени хипотези за защита, както в този случай.
В допълнение към глобата, органът нареди забрана за по-нататъшна обработка на данни чрез софтуера, използван за архивиране на имейли.