Според ICO обработването на личните данни по време на някои от обажданията е незаконно
През юни 2020 г. британската служба на комисаря по информацията ICO разбира, че служители на полицията в Съсекс и Съри имат достъп до приложение, което записва всички входящи и изходящи телефонни обаждания. 1015 служители изтеглят приложението на служебните си мобилни телефони и повече от 200 000 записа на телефонни разговори, вероятно с жертви, свидетели и извършители на предполагаеми престъпления, са автоматично запазени.
ICO предполага, че приложението е уловило разнообразни лични данни по време на тези обаждания и смята, че обработката на някои от тези данни е незаконна. Полицейските служители, които са изтеглили приложението, не са знаели, че всички обаждания ще бъдат записвани и хората не са били информирани, че разговорите им с полицаите се записват.
Приложението вече е изтеглено от употреба и записите, различни от тези, които се считат за доказателствен материал, са унищожени.
Приложението се появява за първи път през 2016 г. и първоначално е предназначено да се използва като софтуер за запис от малък брой конкретни служители, но полицията в Съри и полицията в Съсекс избират да направят приложението достъпно за изтегляне от целия персонал.
ICO прилага специфичния си подход към публичния сектор и в този случай – вместо да наложи глоба от £1 милион както на полицията в Съри, така и на полицията в Съсекс, всяка от тях получава официално порицание. Подходът на ICO има за цел да намали въздействието на глобите върху тези, които имат достъп до обществени услуги, и да насърчи по-голямо спазване на изискванията за защита на данните от страна на публичните органи, за да се предотврати възникването на вреди.
В решението на ICO пише, че представените доказателства по време на разследването показват, че много от служителите, които са изтеглили и активирали приложението, не са знаели, че всички обаждания ще бъдат записани. Записите са запазени локално на устройствата и това създава притеснения за хода на наказателните производства. Въпреки това не бяха представени доказателства, които да показват, че информацията, съдържаща се в обажданията, би променила заключенията по наказателното дело.
Разследването на ICO идентифицира други опасения за съответствие, които не са предмет на наложената коригираща мярка.
ICO препоръча на полицията в Съри и Съсекс да предприемат действия, за да гарантират спазването на закона за защита на данните: при внедряването на нови приложения да вземат предвид защитата на данните в самото начало и да документират процеса. Конкретен екип трябва да обмисли метода и средствата за обработка на данни, като се предприемат коригиращи действия, за да се гарантира, че обработката е в съответствие с действащото законодателство за защита на данните, преди приложението да бъде внедрено.
Персоналът трябва да разполага с инструкции и насоки за защита на данните, а служителите трябва да потвърдят, че издадените насоки са прочетени и разбрани.
ICO дава три месеца на администраторите да прегледат съществуващите политики и процедури, за да гарантират, че е обърнато адекватно внимание на правата на субектите на данни по време на обработката на лични данни и данни от специална категория.
Те трябва да прегледат и съдържанието на обучението по защита на данните, особено при правоприлагането.
ICO поиска от полицията в Съри и полицията в Съсекс да предоставят подробности за действията, предприети за изпълнение на тези препоръки в рамките на три месеца след издаването на порицанието.